...
База знаний » Знакомство с программой » Как начать работу в кассовой программе
a

Как начать работу в кассовой программе

В статье описаны первые шаги: от установки, до добавления товаров и тестовой продажи

Время чтения 9 мин

В этой статье перечислим те действия, которые необходимы для подготовки и запуска кассовой программы GBS.Market в работу. Инструкция предназначена для тех, кто впервые знакомится с программой.

Вступление

В процессе разработки мы стараемся сделать программу максимально понятной и простой. Но часть возможностей или настроек могут быть технически сложными. Если что-то из описанного в наших инструкциях покажется сложным, вы можете:

Перед обращением в службу поддержки советуем прочитать рекомендации для более быстрого получения ответа. 

В любом случае мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с данной статьей, чтобы понимать принципы работы GBS.Market. 

Знакомство с возможностями программы

Информация о доступных возможностях программы доступна в следующих материалах:

Установка и первый запуск программы

Установка программы

GBS.Market – это настольное приложение, т.е. программа, которая работает на вашем устройстве (компьютер, ноутбук и т.п.). 

  1. Перед тем, как скачать программу убедитесь, что устройство входит в перечень и соответствует системным требованиям.
  2. Если программа совместима, перейдите на страницу загрузки, чтобы скачать ее.
  3. Следуйте инструкции по установке программы

Настройте ваш антивирус

Если на вашем компьютере используется антивирус – мы рекомендуем добавить GBS.Market в список исключений для избежания ситуаций, когда антивирус блокирует доступ к программе. 

Такие случаи возникают редко – в нашей программе нет вредоносного кода. Но, как показывает практика, иногда антивирусные базы могут содержать ошибки и программа может быть заблокирована ошибочно. 

Запуск и первичная настройка

При первом запуске необходимо выполнить начальную настройку. Если вы только знакомитесь с программой, рекомендуем установить ее в одном из двух режимов:

  • магазин/склад
  • кафе

т.к. третий режим “дом/офис” стоит изучать только после ознакомления с основными режимами и настройке работы в реальной торговой точке. 

Доступные режимы работы описаны в статье. Процесс первичной настройки описан здесь

Ознакомьтесь с интерфейсом

После первичной настройки вы попадете на форму входа, где необходимо пройти авторизацию, введя пароль, указанный при первичной настройке. 

Если вы забудете пароль – следуйте инструкции по восстановлению

После авторизации вы увидите одну из основных форм (рабочих мест) программы, в зависимости от режима работы. 

Режим "Магазин/склад"

Если вы выбрали режим работы “Магазин/склад”, то вы увидите окно продаж. С описанием этой формы можно ознакомиться в инструкции

Внешний вид главного окна программы

Режим "Кафе"

Если программа запущена в режиме “Кафе”, то откроется основная форма этого режима. 

Внешний вид основного окна режима "Кафе"

В этом режиме мы рекомендуем выполнить выход в окно продаж, из которого происходит настройка программы и управление товарами, контактами и документами. 

После настройки вы сможете вернуться в режим “Кафе”. 

Условные обозначения

В большинстве окон программы используются одинаковые пиктограммы на кнопках. О том, что они обозначают можно узнать в статье.

Настройка резервного копирования

Настройка резервного копирования – это важный шаг. Мы рекомендуем не откладывать настройку бэкапов на потом, т.к. это “потом” в большинстве случаев наступает тогда, когда часть данных уже безвозвратно утрачено. 

Пожалуйста, не игнорируйте этот шаг и выполните настройку автоматического резервного копирования, которое в последствии сможет спасти большой объем важной информации. Мы не сможем вам помочь в случае утраты данных, т.к. мы не храним у себя пользовательскую информацию!

Настройку резервных копий необходимо настроить таким образом, чтобы данные можно было восстановить в случае полного выхода компьютера с программой из строя. Например, можно настроить выгрузку резервных копий в “облако”. 

Как настроить резервные копии:

  1. Установите “облако”. Например, Яндекс.Диск по этой инструкции
  2. Создайте в “облаке” отдельную папку для резервных копий
  3. Настройте резервное копирование в созданную папку по инструкции

Подготовка к работе

После того как первичная настройка выполнена, можно перейти к более тонкой настройке программы. 

Настройте внешний вид программы

Чтобы работа в программе была более комфортна – вы можете настроить внешний вид. Например, выбрать темную тему и фоновый цвет. Если вы это не сделали на этапе первичной настройки, то  это можно сделать в Файл – Настройки – Внешний вид.

Проверьте информацию об организации

Проверьте информацию об организации, которую вы заполнили на этапе первичной настройки. Откройте Файл – Настройки – Основные и нажмите “Информация об организации”. Убедитесь, что информация указана верно. Эта информация передается на документы, печатаемые программой. 

Добавьте сотрудников и настройте права доступа

В GBS.Market есть возможность управлять правами доступа сотрудников, разделяя их на группы. 

Если ваши сотрудники будут использовать программу – необходимо выполнить настройку, чтобы определить права доступа и иметь возможность отслеживать историю действий каждого из сотрудников. 

Процесс настройки сотрудников и прав доступа описан в видео-уроке

Подключите и настройте оборудование

GBS.Market совместима с различным кассовым (торговым) оборудованием, таким как:

  • онлайн-кассы и фискальные регистраторы
  • сканеры штрихкодов, включая двумерные
  • банковские платежные терминалы
  • торговые весы и весы с печатью этикеток
  • принтеры этикеток и принтеры чеков

О всех типах и моделях поддерживаемого оборудования можно узнать в статье

Но одного факта совместимости программы с оборудованием недостаточно – необходимо выполнить установка драйверов и настройку подключения в программе. В разделе базы знаний есть инструкции, описывающие процесс подключения различного оборудования. 

Скачать драйвера для торгового оборудования можно в центре загрузок на нашем сайте. 

Ссылки на самые востребованные инструкции ниже. 

Онлайн кассы:

Эквайринг терминалы:

При использовании онлайн-касс стоит обратить внимание на важные настройки:

Проверьте способы оплаты

Если вы принимаете платежи с использованием банковского эквайринга, необходимо добавить способ оплаты “Картой”. О том, как это сделать, можно узнать в видео-уроке

Создайте доп. свойства

Дополнительные свойства (поля) могут потребоваться, например, для указания артикула для товара. 

Кроме товаров доп. поля могут быть созданы и для контактов. Например, в автосервисе это может быть поле “марка автомобиля”. 

Мы рекомендуем не злоупотреблять количеством дополнительных полей, т.к. это может повлиять на производительность программы при большом объеме других сущностей.

Если в вашем случае доп. поле необходимо, посмотрите видео-урок

Сохраните настройки

После того как подготовка к работе будет завершена, сохраните настройки программы.

Сделайте резервную копию

Если вы провели большую работу по настройке программы, в частности настроили кассовое оборудование, то мы рекомендуем на этом этапе создать резервную копию вручную, чтобы при необходимости можно было вернуться к текущему состоянию. 

Например, это может быть полезно в том случае, если вы хотите “поиграть” с программой, наполнив ее тестовыми данными, а затем удалить все и начать работу уже в “боевом” режиме, восстановив прежние настройки. 

Перенос данных из других программ

Процесс импорта данных

GBS.Market позволяет импортировать данные из других программ в формате Excel. Инструкции по загрузке данных:

Несмотря на такую возможность, мы рекомендуем ознакомиться с тем, как происходит ручное добавление сущностей, чтобы иметь представление о доступных возможностях и процессе редактирования. 

Тонкости загрузки товаров

Если вы хотите загрузить товарные остатки из другого ПО в формате Excel, то стоит обратить внимание на то, что загрузку из Excel не нужно выполнять дважды (отдельно в каталог и отдельно накладная). 

Корректнее будет загрузить товары из Excel в накладную – это позволит внести не только информацию об остатках, но и сохранит закупочные цены, что позволит в последствии видеть корректную информацию о прибыли. 

Если вы просто планируете загрузить список товаров, например, из каталога поставщика, тогда это можно сделать через импорт товаров в каталог

Наполнение данными вручную

Дальнейшую работу с программой можно продолжить, наполняя базу своими данными. 

Создание категорий товаров

Категории позволяют разделить различные типы товаров друг от друга. Например, товары от услуг. Каждая категория товаров может относиться к определенному типу или иметь свои настройки налоговых ставок (НДС) или системы налогообложения (СНО). 

Создать категории товаром можно в Товары – Категории товаров. Свойства для каждой категории можно установить в карточке категории

Управление номенклатурой

После того как будут созданы категории товаров, можно перейти к созданию самих товаров. Управление товарами и услугами происходит в Товары – Каталог товаров

В статье вы можете узнать о модификациях товаров, доступных в программе. 

Создание входящей накладной

Для дальнейшей работы с программой необходимо создать накладную с созданными товарами, чтобы поставить их на остаток. 

Создать поступление можно с главной формы: Документы – Новое поступление

Проверка работы

Создайте тестовый товар

В процессе наполнения данными на этапе настройки можно создать тестовый товар, например, стоимостью 1 рубль, чтобы провести продажу и проверить корректную работу программы и подключенного оборудования. 

Проведите продажу

На главной форме воспользуйтесь окном поиска товаров, чтобы добавить товар в корзину. Убедитесь, что опция “печатать чек” у вас включена (если вы подключили кассу). После этого нажмите “ИТОГ”.

Подробнее о том, как создать продажу, описано в статье.  

Если настройки сделаны верно, то подключённая касса распечатает чек, а программа сохранит информацию о продаже в базу данных. 

Проверьте:

  • В журнале продаж отображается сделанная продажа
  • Чек содержит корректную информацию, в т.ч. данные об товаре, кассире, способе оплаты, НДС, СНО и т.п. 

Выполните возврат продажи

Ознакомьтесь с видео-уроком о возврате сделанной продажи. Сделайте возврат для тестового товара, после этого проверьте:

  • Чек возврата содержит корректные данные: товар, кассир, НДС, СНО и т.п.

Проверьте передачу данных в ОФД

Если вы используете онлайн-кассу, то после тестовой продажи имеет смысл проверить связь с ОФД (оператор фискальных данных). Откройте личный кабинет ОФД и убедитесь, что сделанная тестовая продажа и возврат отображаются в личном кабинете.

Обратите внимание, что отображение данных в ОФД может происходить с некоторой задержкой. 

Проверить кол-во неотправленных в ОФД документов можно в статусе ККМ

Заключение

На этом ознакомление и базовая настройка программы завершена. И, пожалуйста, не забудьте о настройке резервных копий, если вы еще это не сделали. 

Статьи по работе с программой доступны в базе знаний

В случае возникновения вопросов – обращайтесь в службу поддержки

Вы уже голосовали
Похожие статьи
Подписаться
Уведомление о
guest

0 комментариев
Inline Feedbacks
Показать все комментарии
GBS.Market - Автоматизация торговли

Пн-Пт, с 10 00 до 17 00 МСК

Icons from www.flaticon.com