Добавление накладной из Excel

В накладную на поступление можно загрузить товары из документа Excel. Документ должен иметь форма “Книга Excel 97-2003”. Если документ имеет другой формат, необходимо открыть его и пересохранить в необходимом формате.

Начиная с версии 5.4.0.623 добавлена поддержка документов формата Excel 2007-2016 (.xlsx)

Перед тем, как загружать данные из документа, необходимо определить и записать номера столбцов, в которых находятся необходимые для загрузки данные. Например, наименование – столбец 3, штрих-код – столбец 5 и т.д. Чтобы правильно определить столбцы, ознакомьтесь со статьей.

Добавление товаров

Для загрузки товаров в накладную из Excel в карточке накладной нажмите “Добавить” и выберите “Из Excel”.

После этого откроется форма для ввода параметров документа:

Выбор документа

Нажмите кнопку “Обзор”. В появившемся окне выберите необходимый документ и нажмите открыть.

Выбор листа с данными

Документ Excel может содержать в себе несколько листов, поэтому программа позволяет выбрать лист, с которого необходимо загрузить информацию

• Активный лист – это тот лист, который был оставлен открытым, когда вы сохраняли документ
• Лист – при активации данного параметра вы сможете выбрать необходимый лист, на котором расположены данные для загрузки

В большинстве случаев документы содержат один лист или данные размещены на первом листе, поэтому можно оставить параметр “Активный лист”.

Этот товар есть в каталоге, если

GBS.Market позволяет сравнивать уже имеющиеся в каталоге товары с теми, которые вы загружаете из документа, что позволяет избежать появление дубликатов в каталоге товаров. Проверку совпадения можно настроить в разделе “Этот товар уже есть в каталоге, если”

В левой части из выпадающего списка необходимо выбрать поле в каталоге, например, наименование. В правой части необходимо указать номер столбца, с которым будет происходить сравнение указанного параметра.

На скриншоте выше указано, что программа будет сравнивать название товара с данными в 6 столбце документа. Если наименование в каталоге и значение в ячейке совпадут, программа отметит, что это товар из каталога и именно для этого товара будет добавлено количество. Если совпадение не найдено, то будет создан новый товар в каталоге.

После того, как накладная из документа будет загружена, в списке можно будет различить товары – новые будут отмечены синим цветом, а те, которые уже были в каталоге – черным.

Новые товары

Если совпадения для товаров в каталоге не найдены или вы загружаете накладную с новыми товарами, необходимо указать параметры загрузки новых товаров.

Наименование

Укажите столбец, в котором находится наименование товара.

Штрих-код

• Столбец – номер столбца, в котором указан штрих-код. Если штрих-кода в документе нет или вы не хотите его загружать, оставьте 0.
• Если пусто, то – действие, которое будет выполнено в том случае, если штрих-код в указанном столбце пустой
  • Оставить пустым – поле штрих-кода для товара останется пустым
  • Генерировать штрих-код автоматически – для товара будет сгенерирован штрих-код
  • Пропустить строку – строка с данными, в которой поле штрих-кода пустое не будет загружена

Категория товара

• Присвоить категорию – нажмите “Выбрать”, чтобы выбрать категорию из списка ваших категорий. Для всех новых товаров из документа будет будет указана выбранная категория
• Столбец – если в документе есть категория, вы можете указать столбец. В таком случае каждому товару будет присвоена та категория, которая указана в документе.
  • Если пусто, то – если указан столбец для загрузки категории и поле с категорией пустое, то программа может выполнить одно из действий:
    • Пропустить строку – не загружать данные о товаре из строки
    • Присвоить категорию – нажмите “Выбрать”, чтобы указать категорию для тех товаров, для которых в документе категория не указана
  • Если такой категории в базе нет, то – программа сравнивает название категорий из документа с категориями в вашей базе и выполняет действие, если совпадения не найдено:
    • Добавить категорию в базу – создает новую категорию с названием, указанным в документе
    • Присвоить категорию – нажмите “Выбрать”, чтобы указать категорию для тех товаров, для которых категория в столбце не совпадает по названию ни с одной категорией в базе.

Характеристики товаров

Из документа можно загрузить доп. характеристики товаров, которые можно включить и переименовать в настройках.

Для каждой из характеристики необходимо указать номер столбца. Если не требуется загрузка, оставьте 0. Если для характеристики включить опцию “Пропускать, если пусто”, то в случае, если в ячейке не будет информации, то строка с товаром будет пропущена.

Цена и количество

Укажите номера столбцов, в которых находится информация о закупочной цене и количестве поступившего товара. Если поля пустые и строки, в которых не указаны данные параметры, необходимо пропустить, включите опции “Пропускать, если пусто”

Розничная цена

• Столбец – укажите столбец, из которого будет загружена розничная цена для товара. Если необходимо пропустить строки, для которых цена не указана, включите опцию “Пропускать, если пусто”.
• Закупочная х – укажите коэффициент для расчета розничной цены из закупочной. Если наценка на товары составляет 35%, необходимо указать значение 1.35.
  Чтобы округлить цены или задать персональные коэффициенты, можно воспользоваться формулами в документе или указать цены непосредственно в Excel.
• Из базы – при выборе данного варианта цены будут загружены только для имеющихся в каталоге товаров.

Загрузка

Когда все параметры будут указаны нажмите “Загрузить”. Если все сделано верно, программа сообщит о количестве загруженных строк и товары из документа будут добавлены в карточку накладной.